Para eliminar uma “não conformidade” é necessário um plano de ação, trabalhar a padronização dos processos treinando os funcionários. Observar a execução destes processos durante o tempo que seja necessário para que se tenha a certeza que a não conformidade foi eliminada definitivamente.

O “plano de ação” parte do registro destas “não conformidades”, o registro deve conter informações suficientes para identificar a “não conformidades” e deve ter uma assinatura do setor que está provocando a “não conformidade”, este deve ter consciência do que está ocorrendo. É necessário ensinar aos funcionários a importância do relato das “não conformidades”, ou seja, o objetivo não é punir e sim corrigir. Para que fique bem claro o objetivo, agradeça o registro com todos os detalhes.

Quando estiver ensinando o funcionário à importância de registrar a “não conformidade”, enfatizar a importância dos cinco sentidos para captar as anomalias que estão a sua volta.

Mesma após a eliminação em definitiva se faz necessário que se mantenha uma vigilância sobre a execução deste processo. O tempo desta vigilância e como fazer a vigilância é função do que causava a “não conformidade”. Quando se trata de uma causa provocada na execução de um trabalho com alto índice de interferência humana tem que se ficar atento por tempo, já nos processos com baixa interferência humana, ou seja, uma operação automatizada, depois de feita a correção no equipamento, provavelmente o problema esteja eliminado, eu falei provavelmente, cada caso é um caso.

Com os registros não mão é necessário bastante conhecimento sobre os processos para identificar o que está causando, por que está causando, ou seja, por que está provocando esta não conformidade. Muito conhecimento também para encontrar a solução, que em muitas vezes a solução não está dentro da empresa.